Sommerferienbetreuung - So organisieren Sie ein buntes Ferienprogramm

In den Sommerferien sind Grundschulen und vor allem aber Kindertagesstätten gefragt, ein attraktives Betreuungsprogramm für die Kinder zu schaffen. Eltern benötigen eine verlässliche Ferienbetreuung, pädagogische Fachkräfte wünschen sich kreative und vielfältige Programminhalte und die Kommune stellt rechtliche Rahmenbedingungen.
Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Planung und Organisation eines solchen Ferienprogramms: von der Grundidee und Personalplanung über die inhaltliche Gestaltung mit Aktivitäten für Drinnen und Draußen bis hin zu den rechtlichen und finanziellen Aspekten.

1. Bedarfsanalyse und Konzeptentwicklung

Jede erfolgreiche Ferienbetreuung beginnt mit einer Bedarfsanalyse. Ermitteln Sie:

• Teilnehmerzahl: Wie viele Kinder aus Ihrer Einrichtung möchten teilnehmen?

• Altersstruktur: Sind es vorrangig Erst- bis Viertklässler oder mischen sich Kita-Kinder und Grundschüler?

• Zeitraum und Dauer: Planen Sie komplette Sommerferienwochen, einzelne Ferienwochen oder tageweise Angebote?

• Betreuungszeiten: Wählen Sie fixe Zeitfenster (z. B. 7–17 Uhr) oder flexible Bring- und Abholzeiten.

Mit diesen Daten legen Sie das Ferienbetreuungskonzept fest: ein Dokument, das Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen beschreibt. Definieren Sie pädagogische Schwerpunkte (Sprachförderung, Sport, Kunst), legen Sie das Wochenprogramm grob fest und halten Sie Qualitätsstandards (z. B. Betreuungsschlüssel, Programmvielfalt) fest.

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2. Rechtliche Grundlagen & Versicherung

Bevor es an die inhaltliche Planung geht, sollten Sie die rechtlichen Anforderungen klären:

1.       Aufsichtspflicht: Gemäß SGB VIII §22 gilt die ununterbrochene Aufsicht durch Fachkräfte oder beaufsichtigte Ehrenamtliche. Klären Sie, wer die Aufsicht übernimmt und in welcher Gruppengröße (§ 13 JuSchG) Teilnehmer autonom agieren dürfen.

2.       Haftpflicht & Unfallversicherung: Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Einrichtungshaftpflicht auch Ferienprogramme abdeckt. Ergänzen Sie gegebenenfalls eine Veranstaltungs- oder Freizeitversicherung.

3.       Gesundheit & Hygiene: Achten Sie auf ausreichend qualifiziertes Personal mit Ersthelfer- und Hygiene¬schulungen. Legen Sie Verfahren für Krankheit, Allergien und Notfälle fest.

4.       Elternerklärungen: Holen Sie vorab Einverständniserklärungen für Ausflüge, Fotos, Sonnenschutz und eventuelle Medikation ein.

Ein klarer, digitaler oder in Papierform verfügbarer Rechtsrahmen gibt allen Beteiligten Sicherheit und vermeidet unangenehme Nachfragen.

3. Personal & Zeitplanung

Ein verlässliches Betreuungsangebot lebt vom qualifizierten Personal. Richten Sie Ihre Planung also nach den folgenden Punkten aus:

• Betreuungsschlüssel: In der Regel 1 Fachkraft pro 10–12 Kinder in der Grundschule, 1:8 in der Kita. Berücksichtigen Sie dabei auch die Pausen und Ausflüge.

• Qualifikation: Schulen nutzen ihr Lehrpersonal; Kitas setzen Fachkräfte, Praktikanten und ggf. Honorarkräfte aus Sport- oder Musikvereinen ein.

• Arbeitszeiten & Schichten: Erstellen Sie einen Dienstplan mit Frühschicht (z. B. 7–12 Uhr) und Spätschicht (12–17 Uhr). Sorgen Sie für Überschneidungen, damit die Übergabe reibungslos gelingt.

• Fortbildung & Besprechung: Planen Sie vor Beginn ein Team-Besprechung zu Abläufen, Notfallplänen und pädagogischen Inhalten. Eine halbtägige Schulung in Erster Hilfe oder Kinderschutz rundet die Kompetenz aller ab.

Frühzeitige Personal anfragen und klare Schichtpläne vermeiden Lücken in der Betreuung und schenken dem Team Planungssicherheit.

4. Budgetierung & Finanzierung

Für die Kalkulation Ihres Ferienprogramms erstellen Sie einen Kosten- und Finanzierungsplan:

1.       Kostenfaktoren
•   Personalstunden (Fachkräfte, Honorarkräfte)
•   Räumlichkeiten (Extra-Miete für Sporthallen, Schwimmbad)
•   Materialkosten (Bastel- und Spielmaterial, Verpflegung)
•   Transport (Busfahrten, Öffis)
•   Versicherung und Lizenzgebühren (z. B. für Theateraufführungen)

2.       Einnahmequellen
•   Elternbeiträge: Festlegung nach sozial gestaffeltem Modell (z. B. 5–20 € pro Tag).
•   Fördermittel: Kommunale Zuschüsse, Jugend¬förderung, Sportförder¬vereine oder Stiftungen (z. B. Aktion Mensch für inklusive Angebote).
•   Sponsoring: Regionale Unternehmen unterstützen durch Sachmittel (Getränke, Snacks) oder finanzielle Zuwendungen.
•   Crowdfunding: Online-Kampagnen in Schulnetzwerken, um besondere Projekte (Zirkusprojekt, Theater) zu finanzieren.

3.       Transparenz
Führen Sie Buch über Einnahmen und Ausgaben und kommunizieren Sie den Finanzrahmen gegenüber Eltern und Trägern. Eine kleine Jahresrechnung am Programmende schafft Vertrauen und erleichtert die Beantragung nächster Mittel.

5. Programmgestaltung: Aktivitäten für Drinnen und Draußen

Ein abwechslungsreiches Sommerferienprogramm verbindet kreative, sportliche und entspannende Elemente miteinander.

5.1 Kreativ-Ateliers für Drinnen
• Bastelwerkstatt: mit Naturmaterialien, Ton- oder Naturfarben arbeiten
• Theaterprojekt: einfache Rollenspiele oder Kasperltheater mit Handpuppen proben und vorführen
• Koch- und Backgruppe: Kinder könnten gesunde Snacks oder Obstsalat zubereiten und hygienische Grundlagen lernen
• Leseecke & Bibliotheksbesuch: Buchauswahl zu Sommer- und Wetterthemen, Vorleserunden

5.2 Bewegungs- und Sportstationen für Draußen
• Wasserolympiade: Wasserstaffeln oder Ballon-Bowling mit Wasserballons
• Bewegungsparcours: Hürden aus Seilen, Balancierübungen auf Bohlen etc.
• Schatzsuche: GPS-Schatzsuche mit kinderfreundlichen Koordinaten oder eine klassische Schnitzeljagd
• Tanzworkshop: auf dem Schulhof einfach erlernbare Choreografien (Kindertanz, Zumba) anbieten

5.3 Exkursionen und Ausflüge
• Naturerlebnis: Waldspaziergang mit Insekten-Beobachtung, Sammeln von Blättern für ein Herbarium
• Museumsbesuch: Interaktive Führungen in archäologischen, naturkundlichen oder technischen Museen
Schwimmbad-Tag: Mit geschulten Rettungsschwimmern und obligatorischer Schwimmtestung
• Bauernhof-Erlebnis: Tierfütterung, Stallarbeit und Melkdemonstration ansehen
Achten Sie bei allen Ausflügen immer auf ausreichende Aufsicht und Transportkapazitäten. Eine Checkliste für Ausflüge unterstützt das Team und spart Zeit.

6. Kommunikation & Anmeldung

Eine reibungslose Elternkommunikation ist das A und O:


1.       Frühzeitige Ankündigung im Mai/Juni über Aushänge, E-Mail-Newsletter und Elternabende

2.       Anmeldeformular: Online- und Papieraushang mit Pflichtfeldern für Kontaktdaten, Allergien, Medikamente und gewünschte Betreuungswochen

3.       Bestätigungsmail: Automatische Rückmeldung mit allen wichtigen Infos (Bring- und Abholzeiten, Packliste)

4.       Elternbrief: Zwei Wochen vor Ferienstart erinnern Sie an spezielle Hinweise (Sonnenschutz, festes Schuhwerk, Badesachen)

5.       Feedbackbogen: Am Ende des Programms könnte ein kurzer Fragebogen zur Zufriedenheit und wertvoller Input für das nächste Jahr herumgegeben werden.
Eine klare und mehrkanalige Kommunikation erhöht die Teilnehmerzahlen und reduziert Rückfragen.

7. Qualitätssicherung & Evaluation

Nur durch den Austausch mit allen Beteiligten kann der Plan und Ablauf kontinuierlich verbessert werden:

• Tägliche Reflexion im Team (ca. 5 Min.): Was lief gut? Wo gab es Engpässe?
• Mitarbeiterumfrage nach Abschluss der Ferienbetreuung zur Arbeitsbelastung und Programmzufriedenheit durchführen
• Eltern- und Kinderumfrage via Online-Formular oder Papierumfrage: Lieblingsaktivitäten, Verbesserungsvorschläge, vielleicht auch Ideen für das nächste Jahr könnten darauf abgefragt werden
• Abschlussbericht: Dokumentation der Teilnehmerzahlen, Programmpunkte und Evaluations¬ergebnisse – wichtige Grundlage für das Folgeprogramm und die Mittelbeantragung.

8. Nachhaltigkeit & Inklusion

Gestalten Sie das Ferienprogramm sozial und ökologisch nachhaltig:

• Material wiederverwenden: Bastelmaterialien aus Recyclingpapier, alte Stoffreste, Naturmaterialien etc.
• Regional einkaufen: Verpflegung und Ausflugsziele in der Nähe reduzieren den CO₂-Fußabdruck und unterstützen die eigene Region
• Inklusionsangebote: Barrierefreie Aktivitäten, zusätzliche Fachkräfte für Kinder mit Förderbedarf und Kommunikation in einfacher Sprache
• Abfallvermeidung: Mehrweg-Trinkflaschen, Snackboxen nutzen statt Einweg
Nachhaltigkeits- und Inklusionskonzepte stärken den Gemeinschaftssinn und den guten Ruf Ihrer Einrichtung.

9. Checkliste & Fahrplan

1.       Bedarfsanalyse abschließen
Konzeptdokument erstellen
2.       Rechtliche Rahmen klären & Einverständniserklärungen einholen
3.       Personalplanung abschließen & Schichtpläne erstellen
4.       Budget & Finanzierung sichern
Programm- und Wochenplan finalisieren
5.       Material & Technik beschaffen
6.       Elternkommunikation starten
7.       Teambriefing & Fortbildung organisieren
8.       Tägliches Briefing & Evaluation etablieren

Fazit

Eine Ferienbetreuung, die verlässlich und abwechslungsreich ist, braucht eine sorgfältige Planung, ein kreatives Programm und klar strukturierte Abläufe. Mit diesem Leitfaden haben Sie alle Schritte von der Bedarfsanalyse bis hin zur Evaluation im Blick. So schaffen Sie in Ihrer Grundschule oder Kita ein abwechslungsreiches Sommerferienprogramm und fördern gleichzeitig die Gemeinschaft, Bildung und Freude am Entdecken. Dabei entlasten Sie Eltern und Kollegium. Packen Sie’s an und machen Sie die Ferienzeit zu einem unvergesslichen Erlebnis für die Kinder!


26.08.2025, Helena H.